Un cabinet d'une personne n'a pas besoin de droits d'accès : tout le monde voit tout, puisque tout le monde, c'est le fondateur. Le sujet apparaît avec la première embauche, devient sérieux avec le premier associé, et incontournable le jour où un conseiller quitte le cabinet avec, dans sa tête, la connaissance de tout le portefeuille. Organiser les accès à son CRM n'est pas un exercice de méfiance : c'est la manière de faire grandir un cabinet sans le fragiliser.

Partir des rôles, pas des personnes

La première erreur consiste à régler les droits utilisateur par utilisateur, au cas par cas. Au bout de six mois, personne ne sait plus qui voit quoi. La bonne approche définit d'abord quelques rôles, puis affecte chaque collaborateur à l'un d'eux. Dans la plupart des cabinets, trois ou quatre rôles suffisent :

  • Le conseiller : accès complet à ses propres clients, contrats et documents ; il crée, modifie, génère les documents réglementaires, suit ses échéances.
  • L'assistant ou l'assistante : accès en écriture aux fiches et aux documents des conseillers accompagnés, à l'agenda et aux tâches, mais pas nécessairement aux commissions ni aux statistiques du cabinet.
  • La direction : vue sur l'ensemble des portefeuilles, tableaux de bord, conformité globale, paramétrage de l'outil, gestion des utilisateurs.
  • Les intervenants ponctuels : stagiaire, comptable, partenaire, avec un accès réduit et limité dans le temps.

Chaque rôle s'accompagne d'une phrase qui le résume, du type « un assistant voit et modifie les dossiers de son binôme, sans accéder aux rémunérations ». Si la phrase est claire, le paramétrage le sera aussi.

Portefeuilles : qui voit quels clients ?

La question la plus sensible n'est pas « qui peut faire quoi », mais « qui voit qui ». Dans un cabinet de plusieurs conseillers, chaque client est rattaché à un ou plusieurs d'entre eux, et cette affectation détermine la visibilité. Le principe est simple : la visibilité découle du rattachement, pas de la bonne volonté.

Plusieurs cas concrets méritent d'être tranchés à l'avance :

  • Le client partagé entre deux conseillers, par exemple un dirigeant suivi par l'un pour sa société et par l'autre à titre personnel. Les deux doivent voir la fiche, et la famille qui va avec.
  • Le binôme conseiller-assistant : l'assistant hérite automatiquement de la visibilité du conseiller, sans affectation manuelle client par client.
  • Le départ d'un conseiller : ses clients doivent pouvoir être réaffectés en masse, en une opération, avec une trace de qui a repris quoi.
  • Le client « maison », suivi par la direction ou historique du cabinet, visible par tous ou par un cercle restreint selon la politique choisie.

Un outil qui gère les portefeuilles nativement rend ces situations banales. Un outil où la visibilité se règle fiche par fiche transforme chaque mouvement d'équipe en chantier.

Les permissions par module

Au-delà de la visibilité des clients, chaque module de l'outil appelle une question de permission : lecture, écriture, suppression, export. Certains modules sont plus sensibles que d'autres.

  • Commissions et bordereaux : réservés à la direction et, éventuellement, à la personne qui traite les rapprochements.
  • Paramétrage du cabinet : modèles de documents, listes de référence, utilisateurs. Deux personnes au maximum, pour éviter les modifications contradictoires.
  • Exports de données : la possibilité d'extraire toute la base ne devrait pas être ouverte à tous les rôles.
  • Suppression : archiver plutôt que supprimer, et réserver la suppression définitive à un rôle précis.

Le principe directeur est celui du moindre privilège : chacun dispose de ce dont il a besoin pour travailler, et rien de plus. Appliqué avec discernement, ce principe ne bride pas l'équipe ; il évite simplement qu'une erreur ou une indiscrétion ait des conséquences disproportionnées.

Confidentialité : le sujet qu'on traite souvent après l'incident

Les données d'un cabinet de gestion de patrimoine sont, par nature, sensibles : situation familiale, revenus, patrimoine, projets de transmission. La confidentialité ne repose pas seulement sur les droits d'accès, elle tient à quelques pratiques simples.

  1. Un compte par personne, jamais d'identifiant partagé. Sans cela, aucune traçabilité n'est possible.
  2. La traçabilité des actions : qui a consulté, créé ou modifié une fiche, et quand. Ce journal est rarement consulté, mais il est précieux le jour où une question se pose.
  3. La désactivation immédiate du compte d'un collaborateur qui quitte le cabinet, le jour même, avant la réaffectation de ses dossiers.
  4. La revue périodique des accès : deux fois par an, la direction relit la liste des utilisateurs et de leurs rôles. Les exceptions accordées « temporairement » ont tendance à devenir permanentes.

La confidentialité d'un cabinet ne se décrète pas dans une charte : elle se lit dans la liste des utilisateurs et de leurs droits.

Mettre en place sans paralyser l'équipe

La tentation, quand on découvre la finesse possible des permissions, est de tout verrouiller. C'est l'excès inverse : une équipe qui bute sur des accès refusés à chaque action contourne l'outil. Commencez avec trois rôles, des portefeuilles clairs et deux ou trois modules protégés. Observez pendant un trimestre, puis affinez.

Dans ARC, les rôles, les portefeuilles et les permissions par module sont pensés pour cette progressivité : un cabinet démarre simplement et resserre les accès au fur et à mesure que son organisation se structure, sans remettre à plat le paramétrage.

Des rôles plutôt que des exceptions, des portefeuilles plutôt que des affectations manuelles, le moindre privilège plutôt que le verrouillage général, et une revue régulière. Avec ces quatre principes, un cabinet peut passer de deux à vingt utilisateurs sans que la question des accès devienne un frein.

Vous voulez voir comment se paramètrent les rôles et les portefeuilles sur un cabinet comme le vôtre ? Réservez une démonstration d'ARC.