Avant même de parler d'objectifs, de patrimoine ou de contrats, un cabinet de gestion de patrimoine remet à son futur client un document qui répond à une question simple : qui êtes-vous ? Le document d'entrée en relation, souvent abrégé en DER, présente le cabinet, ses statuts, ses activités et la manière dont il est rémunéré. C'est le premier document de la relation, et ce n'est pas un hasard : il conditionne tout ce qui suit.
Pourquoi il est remis en premier
L'ordre a un sens. Le client doit disposer des informations sur le cabinet avant de recevoir un conseil, pas après. Deux raisons à cela.
La première est la transparence : le client choisit de confier sa situation à un professionnel en connaissance de cause. Il sait sous quel statut le cabinet exerce, quelles activités il pratique, avec quels partenaires il travaille et comment il gagne sa vie. Il peut poser des questions, comparer, décider.
La seconde est la chronologie de la preuve. Le jour où un contrôle ou un litige survient, la question n'est pas seulement de savoir si le document a été remis, mais quand. Un document remis après le premier conseil ne joue plus son rôle. La date de remise, antérieure à tout acte de conseil, est donc une information à part entière.
Le document d'entrée en relation ne conclut rien : il ouvre. C'est précisément pour cela qu'il doit venir en premier.
Ce qu'il présente en général
Le contenu exact dépend du statut du cabinet et des activités qu'il exerce. Chaque professionnel doit se référer aux exigences propres à sa situation et, le cas échéant, aux modèles fournis par son association. En restant général, on y retrouve le plus souvent les rubriques suivantes :
- L'identité du cabinet : dénomination, forme, adresse, coordonnées.
- Les statuts et immatriculations sous lesquels le cabinet exerce, avec les références permettant au client de les vérifier.
- Les activités exercées : conseil, intermédiation, courtage, et celles qui ne le sont pas.
- Le mode de rémunération, dans son principe : honoraires, commissions, ou les deux.
- Les partenaires et liens éventuels avec des compagnies ou établissements, lorsqu'ils existent.
- Les modalités de réclamation : à qui s'adresser en cas de désaccord, et les recours possibles.
Ce document est aussi, pour le cabinet, une occasion de se présenter clairement. Un DER lisible, bien structuré, sans jargon, produit une meilleure première impression qu'un formulaire dense en petits caractères.
Remise et signature : les bonnes pratiques
Remettre le document ne suffit pas ; il faut pouvoir établir qu'il a été remis, et à quelle date. Quelques pratiques simples y pourvoient.
- Remettre avant le premier conseil, idéalement dès la prise de contact ou au début du premier rendez-vous. Beaucoup de cabinets l'envoient en amont, avec la confirmation du rendez-vous.
- Faire accuser réception, par signature électronique ou sur papier. La signature n'engage pas le client sur une mission, elle atteste qu'il a reçu l'information.
- Utiliser une version datée. Le DER décrit le cabinet à un instant donné. Un changement d'adresse, de statut, de partenaire ou de mode de rémunération appelle une nouvelle version, et donc une nouvelle remise aux clients concernés.
- Archiver l'exemplaire signé sur la fiche du client, et non dans une boîte mail ou un dossier partagé où il finira par se perdre.
Le point de vigilance le plus fréquent concerne les versions : un cabinet qui a fait évoluer son organisation continue parfois de remettre un DER périmé, faute d'avoir mis à jour le modèle. La solution consiste à ne maintenir qu'un seul modèle, à un seul endroit, avec une date de version visible.
Traçabilité : prouver, pas seulement faire
Un cabinet qui remet consciencieusement ses DER mais ne sait pas, pour un client donné, retrouver la version remise et la date de remise, est dans une situation fragile. La traçabilité n'est pas un luxe, c'est ce qui transforme une bonne pratique en preuve.
Concrètement, pour chaque client, le cabinet devrait pouvoir répondre en quelques secondes à quatre questions : le DER a-t-il été remis ? Quelle version ? Quand ? Signé par qui ? Quand ces informations vivent sur la fiche client, avec le document lui-même, la réponse est immédiate. Quand elles sont dispersées, la reconstitution prend des heures.
La traçabilité a aussi une dimension collective. La direction du cabinet doit pouvoir voir, sur l'ensemble du portefeuille, les clients pour lesquels le document manque ou date d'une version ancienne. C'est cette vue d'ensemble qui permet de corriger avant qu'un contrôle ne le fasse remarquer.
Dans ARC, le document d'entrée en relation est la première étape du parcours réglementaire de chaque client : généré depuis les informations du cabinet, envoyé en signature, archivé avec sa date et sa version. La liste des clients fait apparaître ceux pour qui l'étape n'est pas franchie.
Le DER comme première impression
On aurait tort de ne voir dans ce document qu'une obligation. C'est aussi le premier écrit que le client reçoit du cabinet. Sa clarté, sa présentation, la fluidité de sa remise et de sa signature disent quelque chose de la manière dont le cabinet travaille. Un client qui reçoit un document propre, le signe en deux minutes depuis son téléphone et en retrouve une copie dans sa boîte mail a déjà une idée du sérieux de son interlocuteur.
Le document d'entrée en relation ouvre la relation client et en fixe la transparence. Remis en premier, tenu à jour, signé et archivé au bon endroit, il devient un point d'appui du cabinet plutôt qu'une case à cocher. Le reste du parcours réglementaire, lettre de mission comprise, s'appuie sur cette première étape.
Pour voir comment le DER s'intègre au parcours réglementaire d'un client, de la génération au retour signé sur la fiche, réservez une démonstration d'ARC.
